Die E-Rechnung ab 2025

Ab 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im Rahmen des Wachstumschancengesetzes für Unternehmen in Kraft. Diese gesetzliche Vorgabe verlangt von allen Unternehmen, Rechnungen in einem elektronischen Format auszustellen und zu übermitteln. Ziel dieser Maßnahme ist es, die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen zu erhöhen sowie die Fehleranfälligkeit und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe. Diese müssen ihre internen Systeme und Prozesse anpassen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Dazu gehört unter anderem die Implementierung geeigneter Software zur Erstellung, Übermittlung und Archivierung von E-Rechnungen.

Welche Pflichten kommen auf Unternehmen zu?

Die Schaffung einer Möglichkeit zum Empfangen von E-Rechnungen wird bereits ab dem 1. Januar 2025 für Unternehmen verpflichtend. Alle Unternehmen müssen im B2B-Umfeld in der Lage sein, diese Pflicht zu erfüllen. Die Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen wird jedoch erst am 1. Januar 2027 eingeführt. Die Übergangsfrist beträgt somit zwei Jahre. Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz von unter 800.000 Euro müssen die E-Rechnung spätestens bis zum Ende des Jahres 2027 vollständig eingeführt haben.

Formate einer E-Rechnung

Die E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, wird in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie beispielsweise XML erstellt und versendet. Das standardisierte Format erleichtert die automatische Verarbeitung durch Buchhaltungssysteme und fördert so auch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Aktuell gibt es drei Formate bzw. Möglichkeiten, welche der neuen Gesetzgebung entsprechen: die XRechnung, das ZUGFeRD-Format und die Nutzung von Peppol. Eine digitalisierte Rechnung im PDF-Format ist somit weit von dem entfernt, was sich die Gesetzgebung unter einer E-Rechnung vorstellt.

Versand einer elektronischen Rechnung

Es gibt aktuell keinen eindeutigen oder vorgeschriebenen Übertragungsweg für die Übermittlung von E-Rechnungen. Somit ist davon auszugehen, dass die Gesetzgebung hier ihre Vorgaben konkretisieren wird. Die Übertragung einer E-Rechnung via E-Mail bzw. De-Mail wird hier auf unbestimmte Zeit wahrscheinlich die gängigste Form für B2B-Unternehmen darstellen.

Vorteile einer E-Rechnung für ein Unternehmen

• Kostenersparnisse für Porto, Papier, Drucker und Ordner (Materialkosten)
• Entlastung der Mitarbeiter und Einsparen von Arbeitszeit (Personalkosten)
• Eine revisionssichere Archivierung kann in Zukunft Ärger mit den Finanzbehörden ersparen (Sanktionen)
• Die Fehleranfälligkeit der analogen Prozesse wird eliminiert (Korrektur von Eingabefehlern)
• Steigerung der Effizienz, da die manuelle Übertragung der Rechnungsdaten ins ERP-System entfällt
• Schnellere Bezahlprozesse entstehen (Skontoeffekte)

Aktuelle Möglichkeiten für Microsoft Dynamics NAV bzw. 365 Business Central User

Eine elektronische und revisionssichere Archivierung der Eingangsrechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 zur Pflicht für alle Unternehmen. Wer bis jetzt Rechnungen (auch digital als PDF) empfangen hat, diese jedoch analog abgeheftet bzw. archiviert hat, muss seinen Prozess der Rechnungsverarbeitung bzw. Archivierung revisionssicher digitalisieren lassen. Eine manuelle Ablage der digitalisierten Rechnungen in einem digitalen Verzeichnis entspricht nicht der vorgeschriebenen revisionssicheren Archivierung im Sinne des Wachstumschancengesetzes.

Für viele Microsoft Dynamics NAV (Navision), 365 Business Central und XAL User entsteht ein akuter Handlungsbedarf, da ohne eine Anpassung, Erweiterung oder Aktualisierung des ERP-Systems kein Versand bzw. Empfang von E-Rechnungen möglich ist. Je nach Version bestehen unterschiedliche Möglichkeiten bzw. Lösungsansätze, welche der neuen Gesetzgebung gerecht werden. Auch Microsoft hat angekündigt mit der neuen Hauptversion von Business Central (BC25) im Herbst 2024 eine Lösung für den Versand von E-Rechnungen bereitzustellen. Von diesem Update profitieren auch die Business Central User mit den Versionen BC23 und BC24. In wie weit und ob diese Lösung der gesetzlichen Vorschriften entsprechen wird, lässt sich aktuell nicht vorhersagen.

Kurz gesagt: Jedes Unternehmen, das eine revisionssichere Archivierung der empfangenen Rechnungen bis 2025 nicht gewährleisten kann, ist zur Handlung aufgefordert.

Etwas einfacher haben es die NAV-User mit einer Version ab 2016. Ab dieser Version ist es möglich eine Lösung auf Basis von zertifizierten Partner-Addons aufzubauen. Das Gleiche gilt somit auch für alle nicht aktuellen Business Central Versionen. XAL und NAV (Navision) ERP-Systeme (vor 2016) müssen immer als Einzelfälle betrachtet werden, denn hier kann im Vorfeld keine pauschale Lösung genannt werden. In jedem Fall finden wir für unsere Kunden eine passende Lösung oder entwickeln in Abhängigkeit vom Bedarf eine Individuallösung für das jeweilige ERP-System. Hierfür ist eine Anfrage bei uns notwenig.

Eine Möglichkeit, die für alle Unternehmen auch langfristig die beste Lösung darstellt, ist die Einführung einer digitalen Archivierung oder eines Dokumentenmanagement-Systems mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung.

Sie müssen jetzt reagieren

Unternehmen sollten sich frühzeitig auf die Umstellung vorbereiten, um die Fristen einzuhalten und mögliche Sanktionen zu vermeiden. Schulungen und die Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern können dabei helfen, die erforderlichen Anpassungen effizient umzusetzen. Auch wenn eine „Pflicht“ nicht oft in einem positiven Zusammenhang steht, lohnt es sich hier, über die Vorteile von digitalen Prozessen zu sprechen.

Wir unterstützen Sie und Ihr Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnung, damit Sie ruhigen Gewissens ins kommende Jahr starten können.